ビジネスマンの必需品として愛され続ける手帳。デジタルツールが敵わない利点って?

今や多くの人が、スマホを手にする時代。インターネットの利用率は全体で8割を超え(総務省調べ)、誰でも簡単にインターネットにつなぐことができます。

そんなに時代の流れとともに増えたのが、手帳のデジタル化。Googleカレンダーを使用したことがある人は多いと思います。その他にもさまざまなクラウドサービスが登場し、便利で簡単にスケジュール管理が行えます。

しかし、未だに根強い人気を誇っているのが、紙の手帳。文具店、書店では、1月や4月などの年の節目に合わせて新商品が並び、雑誌の記事などで「手帳術」の特集が組まれることも見慣れた光景です。

デジタルツールの方が便利な機能は多いはず。でも、紙だからこそ、手帳だからこそ成し遂げられる働き方とはなにか?具体例を見ながら、迫ってみましょう。

パラパラと手帳をめくるとわかりますが、カレンダーはマンスリーのもの、ウイークリーのものがあり、余白のページもたくさんあるはずです。これらを自由な発想で、“好き勝手に”使えることこそ、紙の手帳の真髄です。

「書く」よりも、「描く」ことが理解を深める!

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毎日、多くの人と出会う営業マンなら、取引先、担当者のプロフィールや情報を書き込むことで、相手を記憶しやすくなり、会話のネタも生まれやすくなります。中には「お客様の簡単な似顔絵を書いておく」という人もいるそう。スケジュールの管理にプラスして、人間関係の整理ができるのは手帳ならではです。

手帳に「書く」ことは、文字ではなくてもいいのです。商談の場で、イラストで説明したいときなど、手帳にある余白の1ページが威力を発揮します。タブレットやスマホでは自由に図や絵を描くことは簡単ではありません。

メモやノート、新聞、雑誌の記事などを切って貼り付けられるのも、手帳ならではの使い道かもしれません。

デキる男を演出する、手帳“チラ見せ”テクニック

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保険営業マンAさんの場合

突然ですが、「スケジュールがぎっしり書き込まれた手帳」がチラリと見えた時、人はどんな印象を受けるでしょうか。「忙しそう…」はもちろんでしょう。しかし、お客さんと机を挟んで対面することの多いAさんは、そんな手帳の1ページを商談の武器にしています。

見えるか見えないか、絶妙な角度を計算し、開いて置かれた手帳。そう、「もしかしたら、この人はとても人気で、デキる人材なのかな」と思わせるのが狙いです。

さらに、それら一つ一つが丁寧な文字で書かれていたら、さらに印象は良くなるはずです。戦略的に「手帳をチラ見せ」する。社内でもやり手で知られるAさんの営業術の一つです。

手帳は自らを鼓舞し、心の支えになる

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不動産営業のBさんの場合

他にも、常に持ち歩き、こまめに見返す手帳だからこそ、そこに「モチベーションを上げる」仕組みを取り入れることもできます。Bさんは手帳をフル活用するビジネスマンの一人。Bさんにとって手帳は、気持ちをコントロールしてくれる存在のようです。熱すぎるBさんの手帳活用術をご紹介します。

①スケジュールに加えて営業目標を記入し、成約した場合は赤ペンでマルをつけます。マルがない日々は落ち込みますが、赤ペンを握る手が震えるほど、成功した事例も。
②周囲には言っていないけれど、目指すは社内トップの営業マン。初心を忘れないため、「今年の目標」や「自らを奮い立たせる名言集」を記したページを作成。見返すことで目標を維持しています。
③それでも心が折れそうな日は、最終手段。家族の写真と、5歳になった愛娘の「パパへの手紙」が登場です。手帳カバーの裏に忍ばせているのです。

おそらく、①のような営業管理ができるデジタルツールはいくつも存在します。②、③のような目標や写真、手紙などもデータ化して持ち歩く方が効率的でしょう。しかし、自らの手を動かすことや、原本を持つことが「心を支える」要因となるはずです。Bさんにとって、手帳は相棒のような存在なのでしょう。

紙の手帳の「限界」を、デジタル化で解消する

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上記のような手帳の強みを活かし、手帳を愛する人が多くいる一方で、デジタルツールを取り入れるビジネスマンも増えてきているのも事実。

それはきっと、紙の手帳に存在する「限界」をデジタルの力が解消してくれるから。そこで次は、デジタルツールが解消してきた手帳の「限界」を見ていきましょう。

携帯する限界

当たり前ですが、手帳を持っている時しか、書き込むことはできません。仕事で手帳を活用しても、「休日は持ち歩かない」という人も多いはず。さらに、手帳を持っていても、筆記用具が手元になければ、書くことができません。

しかし、現代人が365日肌身離さず持ち歩くスマホがこの問題を解決します。Googleカレンダーや、スケジュール管理アプリを手に入れれば、スマホ一つで、予定を書き込むことも、それを確認することもできます。メモやノート機能のあるクラウドサービスも同様です。

今すぐ予定やメモを書きたいけど、「手帳を持ってない!」や「書くものがない!」という心配はなくなります。

また、クラウドで保存したものはスマホでなくても、PCからも確認できます。インターネットにつながる環境さえあれば、いつでも書けて、いつでも読むことができるのです。

・手帳を持っていないと書けない、読めない → スマホ一つで、いつでも書ける、読める!

スペースの限界

手帳が「紙」である以上、「ページ」に限りがあります。いろいろな予定を書き込んでいくと、小さなカレンダーの小さなマスはすぐに埋まってしまいます。メモやノートとして使う場合も同じです。

デジタル化すれば「紙」という物質を必要としません。書き込める量はほぼ無限大。サービスによっては「容量」の制限が発生しますが、一冊の手帳におけるスペースとは、比較にならないほど膨大です。

仕事とプラベート、さらには自分以外の誰かとカレンダーを共有することも可能です。紙の手帳のスペースでは、書き分けることすら困難ですが、デジタルツールでは仕事のみ、プライベートのみの表示も簡単に切り替えることができます。

そして、もしも大量の情報を手帳に一つ一つ書いていたとしたら、確実に起こる問題が「どこに何が書いてあるかわからなくなる」ことです。しかし、検索を得意とするデジタルでは、その情報をダイレクトに取り出すことが可能です。

・もう書くページがない → 書けるスペースは無限大!
・どこに何の情報があるかわからない → 大量の情報も、検索できる!

確認する限界

しっかり予定を書き込んでも、それを確認するかどうかは自分次第。手帳を見返すのを忘れ、大事な予定をすっぽかすのは十分にあり得る話。

たくさんの情報を書けば書くほど、一覧性が失われ、見落とすリスクは増えていきます。

デジタルツールなら簡単にできる「通知機能」がこれを解決します。「リマインダー機能」とも呼ばれていますが、予定がある数時間前や前日夜などに、スマホやPCに通知を表示させるものです。

大量な予定でカレンダーを埋めても、重要なイベントにはリマインダー機能を設定する癖をつけてしまえば、「予定をすっぽかす」リスクは大幅に減らすことができるでしょう。

・書いたはいいけど、予定を忘れる → 通知機能で思い出させてくれる!

手帳の良さ、デジタルの良さを理解し、最適な選択を

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紙の手帳の自由度や一覧性。デジタルの通知機能や検索機能。求めるものは個人によって異なります。しかし、ビジネスにおいて手帳が効果を発揮する場面は、数多くあります。

手帳にはいまだにユニークな強みがあり、デジタルツールにも必ず利点があります。昨今のデジタル化の波の中で、「何を選び、どう使うか」はあなた次第。しかし、それは全て仕事を上手に進めるための「手段」。手帳での働き方をレベルアップするための最適な「手段」を考えてみてはいかがでしょうか。