もうコピー機とは呼ばせない!使い方を知れば仕事が効率化する複合機の機能12選

世の中の多くのオフィスで、今も行われている作業の一つが、コピー、印刷、FAXです。配布する資料作りやFAXの送受信といった作業は、ほとんどの企業で発生します。こうした業務を可能にしてくれる賢い1台が、「複合機」。正しくは、MFP(Multifunction Peripheral)と呼ばれる「多機能周辺装置」です。一般的には「コピー機」と呼ばれることが多いかもしれません。

1980年頃まで、コピーするなら専用コピー機、印刷するならプリンタ、FAXするならFAX機として、別々のデバイスが存在していました。それらがPCの普及とともに、一つの機器で皆で共有して利用できるようになり、今も様々な機能が追加されています。複合機は、名実ともに”多機能周辺装置” として進化してきています。

たかがコピー、印刷、FAXですが、賢く使うことで、作業の無駄な時間を抑えられ、仕事の効率は変わります。新たな技術が次々と生まれる現代、どんどん技術を身に付けていく姿勢は、ビジネスマンに欠かせません。複合機でも同じではないでしょうか?

意外と知られていない、複合機に秘められた最新機能の数々。今回は、その機能を紐解き、いかに今の仕事が非効率に満ちているのか見直してみましょう。もしかしたら、複合機を買い換えるきっかけにもなるかも……。

コピー・プリント編

1.脳へのインプットスピードを上げる!「N-Up印刷・N in 1印刷」

ビジネスシーン

人は視界から多くの情報を取り込みます。一度に目に入る情報を増やせれば、それだけ脳へのインプットスピードも上がります。そのためには、紙1枚の情報量を増やすことが大切。

コピー機の「2-Up印刷」や「2 in 1印刷」と呼ばれる機能を用いれば、元は複数の紙に分けられていたものを、縮小して一つの紙にまとめることが可能です。機種により、4枚を1枚にまとめることも、8枚を1枚にまとめることもできます。数ページにわたる資料を1枚か2枚程度の紙で見渡すことができれば、より早く、効率的に全体像の把握もできます。もちろん、紙の節約にも効果的

資料自体がコンパクトになるので、移動中や寝る前にさっと確認しておきたい。そんな時にも活躍します。

2.大量の資料作成でも、時間を大幅短縮!「ステイプルソート」

たくさんの資料をコピーして、机に大きく広げて1部ずつホッチキスで留めて……。昔はそんな光景が当たり前にありました。まだまだこのやり方を実践している人、いるかもしれませんね。

そんな仕事を大幅に効率化してくれるのが「ステイプルソート機能」です

例えば、20ページに及ぶ資料を100部作らなければならない、というときに、20ページの資料をそのままコピー機に通せば、その順番を変えることなく、1部、2部、3部…とセットで印刷してくれます。これがソート機能と呼ばれる部分です。そして、ソートして一つ一つの資料にホッチキス留めまでしてくれるのが、ステイプルソートの素晴らしいところです。コピー機を通せば資料が完成している。これだけで、仕事の効率は違うものとなるでしょう。

また、似た機能として、印刷の際にファイリング用の穴を開けてくれるパンチ機能もあります。こちらも同じく便利な機能です。

3.カラーコピーの常識を覆す節約術「2色刷り機能」

Office workplace with phone, charts and notepad

カラーコピーはコストがかかる。こんな常識を覆すのが、「2色刷り機能」。モノクロ印刷のように色数を抑えつつ、目立たせたい部分はしっかり目立たせる。これまでは、フルカラーコピーとして印刷しなければなりませんでしたが、使う色を減らしインク・トナーを節約できます。

細かい部分においてもコスト意識は大切。見栄えとコストカットの両方を実現できる機能です。

4.複数回印刷の手間を削除「カスタムイメージ、アノテーション印刷」

企業によっては、資料にコーポレートロゴを付けて作成する場合もあるでしょう。もともとのロゴが印刷されている紙を使う場合や、二度刷りを行う場合もありますね。できることなら、その手間を排除して、1回の印刷できれいな資料を作ってしまいたい。そんな悩みを「カスタムイメージ印刷」が解消してくれます。複合機の中にロゴのイメージを取り込んでおき、資料の上下左右、好きな場所に一緒に印刷できます。

また、近い機能がアノテーション印刷。「社外秘」などのスタンプや、ページナンバーを付けることなども可能です。

FAX編

5.社内外の連携強化で共有のスピードをアップ「メール送信FAX」

外に出ていることが多い人に対して、会社に書面できた情報の共有は少々手間がかかります。そうした場合に便利なのが、スキャンしたデータをそのままネット経由でFAX送信してくれる機能。営業社員にいきなり「契約書の原紙を送って欲しい」と言われた場合などに役立ちます。

6.PCでFAX送信を完結させ、作業時間と紙の無駄を削除「ペーパーレスFAX」

大量のFAXを送らなければならない場合、宛先を鉛筆で書いて消しゴムで消してを繰り返して、FAXを送るという非効率的な作業とは早くサヨナラしましょう。最近の機種では、パソコン上から直接FAX送信ができます。FAX送信する送り先をまとめておけば、一度に大量のFAXを捌くことが可能。

手間がかからないのはもちろんのこと、手作業でFAX番号を書いていたときに起こりがちな、送り先間違いの予防にも役立ちます。

スキャン編

7.編集可能な形式でスキャン!「OCRスキャン」

ocr

スキャンするときには、PDF形式であったり、イメージ画像として保存される機種がありますが、最近便利なのが、ワードやエクセルなど編集しやすいファイル形式でスキャンしてくれる機能です。「OCR(Optical Character Recognition)スキャン」と呼ばれる機能で、自動で文字を認識して編集可能な形で保存してくれます。特に性能のいいものでは、手書き文字でもきちんと読み込んでくれて、手書きでまとめた資料をPCで整理する際にも活躍します。

8.資料の保存を美しく!「枠消し」

本や冊子になっている資料をスキャンすると、うっすらと刻まれる枠の跡。これを消したいと思ったことはありませんか?これも機械の手にかかれば、きれいに枠を消してスキャンしてくれるのです。

自分用の資料できれいにまとめておきたいと思う場合はもちろんのこと、スキャンした資料を別の資料と合体させる際に助かります。細かな部分まで美しさにこだわる、そんな完璧を求める方に欠かせない機能と言えるでしょう。

9.複数回のスキャンを一つの資料データに!「ファイル結合スキャン」

PCで資料を確認したいときに別ファイルとして保存されていると、それらの切り替えや、何度もファイルを開く作業などが面倒ですよね。そうした小さな作業が全体の作業スピードにじわじわと効いてきます。

紙では別々でもデータ上では一つのファイルにまとまっていてほしい。そんな場合には、「ファイル結合スキャン」が便利です。連続でスキャンを行い、それらを一つのファイルにまとめて保存しておけます。資料の整理にも便利ですし、スマートフォンで資料を確認したいときに、その真価を発揮します。

10.本のページ保存にかかる時間を半減!「1セット2コピー」

1set2copy

本のスキャンで困るのは、見開きでスキャンすると横長の画像として認識されてしまう点です。横長の画像は電子デバイスで見るには少々不便で、わざわざ2回に分けて、ページごとにスキャンをする人もいるほどです。

そうしたニーズに応えるのが「1セット2コピー機能」。見開きの1度のスキャンで、横長の画像として認識したものを真ん中で区切って2ページにしてくれます。似た便利な機能には、免許証などのコピーの際に役立つ、表と裏を別々にスキャンして1枚にまとめてくれるものもあります。

11.PC要らず!スキャン後はいつでもどこでも閲覧「クラウド連携スキャン」

資料や書類をクラウドストレージで保存、管理したいというビジネスマンは多いでしょう。ペーパーレスを目指すオフィスでは欠かせない、クラウド化の意識。最新の複合機にはクラウドサービスと連携したものが登場しています。スキャンしたものをEvernoteやGoogle Driveなどのクラウドストレージに自動でアップロードしてくれます。

どのサービスのどこのファイルにアップロードするかも、複合機の操作で自由に選択できます。PCを使わず使い慣れたクラウドストレージにどんどん保存することができるのです。保存・管理におけるスペースと時間の節約はもちろんのこと、スキャンしてすぐに、他のPCやスマートフォンなどで閲覧できれば、作業効率も高まるはずです。

12.重要文書の保管義務。複合機1台で「e-文書法対応スキャン」

日本では、「年間3000億円」とも言われる紙文書の保存コストを見直そうと、企業における文書の電子管理が推し進められています。しかし紙文書を電子化した際には、データの改ざんが容易にできてしまうため、e-文書法に準じた形でなくてはなりません。
(※e-文書法の説明はこちら!「紙の保存コスト年間3000億を削減するe-文書法を、クラウド会計ソフトfreeeの人が世界一優しく解説!」)

文書の電子化に必要なものが、文書の作成時刻と改ざんの有無を認証する「タイムスタンプ」です。

最新の複合機では、e-文書法対応のスキャン機能を備えているものがあります。契約書や領収書などの紙文書をスキャンすると同時に「タイムスタンプ」を付与します。e-文書法で求められる要件に応える電子文書を簡単に作成できます。

コピー機の使い方で、作業の効率化やペーパーレス化は加速する

pixta_546094_S

身の回りのツールはどんどん進化し、便利な機能が生み出されています。それは複合機も同様で、これまでと同じようにコピー&スキャンの機能だけ使っていては宝の持ち腐れです。

ペーパーレス化を進めている企業も多いでしょう。そうした中、複合機に関わる部分だけアナログなやり方を貫くのは非効率の極みです。仕事の効率が悪い。何から改善していいかわからない。そんなときにはまず、複合機に備えられた機能を見直してみてはいかがでしょうか?