サンクスカードで社員のモチベーションアップ!オフィスに取り入れたい紙グッズ

オフィスにおいて生産性を上げるため、作業効率を高めるために、今まさにオフィスのペーパーレス化が進行中の会社もあるでしょう。会社によってはほぼ紙がないオフィスもあると聞きますね。こうなると「紙=悪」のようにも感じてしまいますが、果たして、本当に紙は「いらないもの」なのでしょうか?必要な紙もあるのではないでしょうか?会社の生産性や、活力アップに効果的な、紙ならではの良さが発揮されている使用例をご紹介します。

情報ではなく、気持ちを添える「サンクスカード」

紙には、書かれていることだけでなく、その気持ちも伝えるのに優れた伝達手段だとされています。気持ちを伝える紙の良さを活かしつつ、手軽に送れるようにしたものが、サンクスカードです。自分が助けてもらったときや、会社のなかでいいことをしているなと思った人に対して感謝の気持ちを伝えます。大きな紙に書く場合もありますが、名刺サイズが一般的です。

感謝の気持ちを手軽に伝えられるツールとなっており、その場で相手に渡してもOK、デスクに置いてもOKです。使い方や渡し方は会社によってさまざまですが、感謝の気持ちを伝えられたことで、お互いにハッピーな気持ちになれます。

また、普段何気なく目にしている同僚の行動に対して、「その行い、イイネ!」と褒める使い方もあります。会社で表彰されるような大きな成果でなくても、社内の小さな良いことを発見し褒めることで、「会社全体が良いことを行おう」と前向きな姿勢へとつながっていきます。目立った成果を作れる部署の人だけでなく、あらゆる人が評価される土壌作りにも役立ちます

難点は、自然と使われるようになるまでの導入の部分です。忙しい仕事の合間を縫って、カードを手書きするのはなかなか面倒。使い始めの時期には照れもあります。導入に成功した会社は、まず自然とカードのやり取りが交わされる空気作りを大切にしていて、全員がサンクスカードを書く日を設けたり、カードのデザインを工夫したり、積極的なところでは、カードを渡すと給料にちょっとしたボーナスが加わるケースもあります。

社内のコミュニケーションに問題を抱えている場合は、サンクスカードを導入してみるのは、ひとつの手かもしれません。

紙1枚でビジネスを動かす力を持つ「手紙」

NewImage
サンクスカードと似ていますが、手紙はより時間をかけて書くので、気持ちもより伝わります。「字が上手か下手か」も重要な要素に感じるかもしれませんが、気持ちを込めて丁寧に書いた手紙は、相手にもきっと伝わるでしょう。また、デキる営業マンや有名な経営者でも、手紙の習慣を欠かさない人がいます。メールやチャットは簡単に書く・消すができて便利。しかし、手紙の「不便さ」「手間がかかる点」こそが、受け取った相手の気持ちを動かす理由です

また、より丁寧な言葉を選ぶ傾向があり、お互いに意識のズレがおきにくいこともメリットのひとつです。サンクスカードのように手軽ではありませんが、社内でとてもお世話になった人や、外部でお世話になっている人に、送ると喜ばれます。形に残る手紙は、相手に印象付ける重要なツールとして、際立った存在感を示しています。上司から部下へ、またその逆でも思いを伝えるのに役立ちます。

喜びを形に残して共有する「表彰状」

NewImage気持ちを伝える紙のひとつとして、会社から送る代表的なものが表彰状です。表彰状が送られる場合は、副賞も付くことが多いので貰う側にとってもわかりやすく嬉しいものです。表彰状はもらった当人にとって、会社の人から認められるだけでなく、普段見せない仕事での頑張りを家族にも理解してもらえるものにもなります

そうした大勢の人から頑張りをわかってもらえるので、ますますの頑張りが期待できます。メール表彰などでは、味気なく、「ほんとに表彰されたの?」といぶかしがられるかもしれません。わかりやすい紙がいいのです。

「会社に新しい動きを起こしたい」と、ユニークな賞を設けている会社もあります。部署や仕事内容に関わらず受賞できるようなものがあるといいでしょう。その際も無理矢理な賞ではなく、会社の利益に何らかの形で貢献に値するものであることが大切です。

誰の目から見ても納得できるものでないと、無駄な賞だと揶揄されることもあります。表彰状は、効果も大きいものですが、与え方には十分に工夫が必要です。

情報を効果的に浸透させる「張り紙・掲示」

NewImage
ペーパーレス化と同様に、「仕事の見える化」も、効率化においてよく言われています。「見える化」は、データの中だけでなく、紙にして張り出したほうがいいものもあります。会社の目標やその時までの実績、スケジュールの進捗などは、よく見えるようにすることで、誰もが状況を把握しやすくなります。PCでアクセスしないといけないと、見に行くのがおろそかになり、情報が浸透しないこともあります。浸透させたい情報こそが張り出すべきものです。

掲示物はとにかく見られることが大切ですので、“どこ”に貼るか、場所は大切なポイントです。ランチスペースや談話室などに掲示すれば、書かれていることをネタにした会話も起こります。その場所でどんな会話をして欲しいのかを、意識して掲示物を貼ってみましょう。

また、マイナス面を正させるにも掲示物は効果的です。ゴミの分別方法や、道具の使用方法、会社のルールを守らせるなどいろいろな用途に張り紙は効果的です。必要な場所に必要な張り紙があることで、余計なコミュニケーションを取ることなく目的が達成できます。

注意点として、掲示物や張り紙は目につく場所にあることで、効果を発揮しますがずっと同じものだと目が慣れて、そこに書かれていることを認識しなくなっていきます。なるべく短い期間で張り替えて新しいものにすることが効果的だと言われています

見直すべき紙とデジタルの「使い分け」

オフィスに存在する紙の多くは、電子化していくことで効率を省き、より手軽な受け渡しを可能にします。ただ、簡略化していったほうがいいものがある一方で、アナログな方法に頼った方が効率的なものもあるのです

会社で働き、新しいものを生み出していくのは「人」です。あらゆるものを電子化してペーパーレスを押し進めるのではなく、紙の良さも理解したうえで上手に使い分け、より良い職場環境にしていきましょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です