紙から働き方を変える前に……。オフィスやビジネスで使われている「紙」を総まとめ!

作成して、印刷して。配布したり、受け取ったり……。みなさんが日々、オフィスで働く上で、手に触れているもの。そう、「紙」です。オフィスの景色を想像してみてください。そこには何かしらの「紙」が存在しているはずです。

「オフィスの紙から働き方を変える」をコンセプトとするPaper Hackでは、ビジネスにおける紙の働き方を考え、変えていくために、ここではオフィスに存在する様々な種類の「紙」を挙げてみます。

会議資料

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会議を行う際に、そのガイドラインや参加者が共有しておくべき情報をまとめたもの。これをもとに議論を行うものであり、簡潔な内容が望ましいです。

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濃すぎる資料は時間のムダ?紙から働き方を変える【社内会議資料編】

提案資料

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新しいプロジェクトやアイデアを提案する時に必要な資料。社外への提案などでは、誰が見ても理解できるような“わかりやすさ”が重視されます。

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議事録

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会議で話し合ったことをまとめる書類で、会議に参加できなかった関係者などが内容を把握する他、後から会議内容の見直しをするために活用します。

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名刺

ビジネスシーン

顧客や取引先、社外の関係者と連絡先などの情報を交換するための紙です。「名刺交換」は初対面の相手との挨拶のような役割も持ち、ビジネスマナーの側面もあります。

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名刺管理で「紙の山」を「宝の山」へ。紙から働き方を変える【名刺編】

日報

Businessman is signing a contract, business contract details

日報は毎日行う報告です。ただ毎日行った業務を書くだけでなく、目標を見据えてこれまでの進捗状況をチーム全体で把握し、これからの業務に備える役割を担っています。

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効果的に活用して生産性倍増へ!紙から働き方を変える【日報編】

見積書・発注書

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ある商品やサービスの取引において、受注元の企業が価格、納期、決算条件を顧客に提示するための文書が見積書。対して発注書は、商品やサービスを購入する意思を、相手先に伝える文書です。

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契約書

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契約の際に作成され、成立を証明する書類。契約内容や日時、記名者などを明文化しておくために作成されます。

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領収書・精算書

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領収書は商品を購入した際に代金を支払ったことを証明する書類。精算書は従業員が業務のために購入し、金銭を立て替えたものを、会社に経費としての支払いを求める書類です。

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コストがコストを生んでいる。紙から働き方を変える【領収書・精算書編】

給与明細

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経理担当部門が作成し交付するもので、各従業員の給与の内訳を示した書類です。支給と控除、そして勤怠などの情報も含まれています。

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人事も経理も従業員も幸せに。紙から働き方を変える【給与明細編】

新聞、雑誌、書籍

本

情報収集のための資料に近い役割を持った書籍、雑誌が置かれていたり、新聞を購読している企業も多く、合わせて「参考文献」と呼べます。

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<次回予告>「オフィスの紙から働き方を変える」ための情報を紹介!

いかがでしょうか。オフィスにある紙を見ていくと、実に多くの種類があり、それぞれ役割を持っています。Paper Hackでは、それぞれの紙から働き方を変えるための情報や施策を紹介していきます。気になった方は、そちらをぜひご覧ください!