あなたの会社は大丈夫?紙だらけオフィスあるある7選

日々忙しく働いている皆さん、あなたのオフィスの景色を思い浮かべてください。多かれ少なかれ、そこには必ずがあるかと思います。

はるか昔に人類が紙を発明してから、紙は私たちの生活に欠かせないものとなりました。現代のオフィスに目を向ければ、資料やノートやメモなど、仕事をうまく進めるために、たくさんの紙が存在していると思います。

しかし、便利だったはずの紙も、多すぎるのは困りもの。
今回は紙があふれたオフィスで起こる“悲劇”をご紹介します。

①会議出席者への資料を人数分コピーして半日が終わる。

IMG_8900

今日の午後は重要なプレゼン会議。昨晩遅くまでかかったけど、必死に資料を作り上げ出社。さあ準備は万全!
ここで聞こえてくる上司の一声。

「会議に出る人数分、午後までにコピーしておけよ!」

10枚以上の資料を数十名分。コピー機の前に立ち、1セットごと回収する単純作業
「会議の資料をひたすらコピーするだけの簡単なお仕事です!」って、こんなことをしたくてこの会社に入ったわけではない……。そんな自問自答をしながら気づけばランチタイム。いったん休憩しよう。

あっ!ホッチキスで留めるの忘れてた……。

②書類置き場と化したデスクの上

IMG_8914
初めてこの部署にやってきた時、真っさらなデスクを与えられ、それはそれは、希望とやる気に満ち溢れていたことでしょう。

あれから数ヶ月、デスクは資料や書類で埋め尽くされ、今やデスクと呼べるのはノートPCの形にくりぬかれた四角いスペースだけ。それを囲むようにそびえる、資料の山々。

一息つきたいコーヒーブレイクも、マグカップを資料の上に置いていたら、リフレッシュにもなりません。こぼしてしまったこと、ありませんか?

③プリンターが故障して、アポイントに遅刻する。

IMG_8921
こちらは忙しい営業マンの皆さんにありがちな”あるある”ですね。お客様との約束は30分後、訪問先も近所。先方の出席者は4名と確認もバッチリ。
「よし、そろそろ提案資料4人分を印刷して…。えっ、故障!?あと1人分なのに!

紙詰まりやトナー切れならまだいい方です。時には原因不明の故障もあります。手順通りに対応しても一向に復旧せず、社内にもう1台あるプリンターは怖い上司が占拠中。そうこうしているうちに10分、15分はあっという間に過ぎ去り、アポの遅刻は確定。

そして大抵こういう時に限って、先方の出席者が急遽3人に変更されています。

④必要な時に限って、名刺が行方不明

IMG_8930
名刺管理、ちゃんとできていますか?外回りで忙しいビジネスマンほど、名刺は日々溜まっていく一方かと思います。名刺ファイルは買ったものの途中で頓挫。すぐには使わないし、“とりあえず”デスクに置いておく? その“とりあえず”が命取りになるのです。

必要になった時には書類の山の中で遭難中。さあ捜索活動の始まりです。早く連絡しなくてはいけないのに、名刺が見つかれなければ、赤の他人と同じ。人脈だなんて呼んではいけません。

昔貯めてたポイントカードを発見して「お、2000円分ポイント残ってる!」って、喜んでる場合じゃないですよ!

⑤明らかに機密事項が記載された社内文書が落ちている。

IMG_8950 (1)
会社には公にしてはいけない文書ってありますよね。社外秘のものはもちろん、社内でも部署間で見せてはいけないものなど。特に個人情報が記載されたものなんて、近頃は管理の目が厳しいご時世。なのに、ふと上司の席の横を通ったら、ヒラリと1枚。しかし、ヤバい書類ってなぜ一目見ただけでわかるんでしょうか。

⑥過去の資料や書類が引き出しの中を占領している

IMG_8955
あなたが今オフィスにいるのなら、デスクの右の一番上の引き出しをチェックしてみましょう。本来は文房具など小物を入れるための浅めの引き出し。余計なメモ帳や名刺を入れてしまっていませんか?

そんな人は「引き出し雪崩」が起こる危険性大。早急に手を打つ必要があります。
悪い予感がしたら、早めに対処するのは雪山でもオフィスでも鉄則。歯止めがきかず、むしろ勢力を増しながら2段目3段目へと波及していくのが「引き出し雪崩」と呼ばれる理由。こうなってしまえば、作業効率もへったくれもありません。

⑦年に一度、デスク周りの大掃除で必ず出てくる未精算の領収書

IMG_9003

どんなに紙だらけのオフィスといえども、年に一度は社内の大掃除があるのではないでしょうか。

デスク回りを掃除した時見つかるものといえば、未精算のまま失くしていた領収書。

日付を見ると数ヶ月前。「そういえば行方不明になっていたなあ」と振り返っても時すでに遅し。当然経費として精算するわけにもいきません。大掃除で気持ちをスッキリさせるつもりが、なんだかとても損した気分になってしまいます。

会社の経費管理としても問題ですよね。

その紙、本当に必要?

いかがでしたか。「経験ある!」というもの、多かったのではないでしょうか?

他にも紙が多すぎることで知らず知らずに作業効率を悪化させていることがあるかもしれません。ビジネスマンとしてバリバリ働くなら、こうしたリスクはできる限り排除し、気持ち良く仕事をしたいところ。

オフィスにある紙は、そのほとんどが何かの情報を伝えるための道具なはずです。

「この紙は本当に必要なのか? 紙である必要はあるのか?」

たまにはオフィスを見渡して、紙のあり方を考えてみましょう。